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Su I-9 el proceso se ejecuta sin problemas, cubriendo todos los aspectos del cumplimiento de normas, desde la revisión y verificación de documentos hasta el almacenamiento de información y la retención. Tanto los empleados como los líderes de talento están satisfechos con el proceso, lo que lo convierte en un esfuerzo exitoso en general.
Sin embargo, incluso con procesos bien establecidos, siempre hay margen de mejora. En el campo de la inmigración en constante evolución, es crucial adoptar las mejores prácticas para la gestión del I-9, optimizando su estrategia para llevarla al siguiente nivel.
En este artículo, exploraremos siete prácticas clave para elevar sus procesos I-9 de ser predecibles a altamente eficientes.
Mejor Práctica #1: No solo la creación de políticas, sino una capacitación efectiva
Los líderes de talento reconocen que las políticas y procedimientos sirven como una hoja de ruta para sus equipos. Si bien contar con una política I-9 completa por escrito es esencial para una administración y cumplimiento de normas consistentes, es igualmente importante asegurarse de que los empleados cumplan con estas políticas.
Como líder, es imperativo proporcionar capacitación y hacer cumplir sus políticas para garantizar que su equipo esté alineado con sus procedimientos I-9. Dado que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés) impone fuertes multas por violaciones del I-9, es fundamental que su equipo comprenda e implemente completamente sus políticas I-9.
Aquí hay cinco maneras de capacitar eficazmente a su equipo en sus políticas I-9:
- Asegure una fácil accesibilidad a sus políticas, permitiendo a los empleados revisarlas en cualquier momento, preferiblemente en formatos digitales con las medidas de seguridad adecuadas.
- Realice capacitación continua para mantener a su equipo actualizado sobre los cambios en las políticas.
- Utilice cuestionarios y gamificación para involucrar y evaluar el conocimiento de los empleados.
- Liderar con el ejemplo, demostrando que los líderes de talento también se adhieren a las políticas.
- Explique a su equipo la importancia del cumplimiento de políticas.
Mejor Práctica #2: Integración de E-Verify en sus procesos I-9
E-Verify, administrado por la Administración del Seguro Social (SSA) y los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), es un sistema basado en Internet que verifica la elegibilidad de empleo al hacer referencia cruzada de la información del Formulario I-9 con los registros de la SSA o del Departamento de Seguridad Nacional (DHS). Dependiendo de la ubicación y el tipo de su organización, E-Verify puede no ser solo una mejor práctica; podría ser un requisito legal. Consulte con su abogado de empleo o inmigración para determinar su aplicabilidad.
Práctica óptima #3: Implementación de sistemas de recordatorio de tareas
Para evitar perder tareas críticas y plazos, considere la posibilidad de implementar un sistema automatizado de seguimiento de tareas. Este sistema puede enviar recordatorios a su computadora, teléfono inteligente o tableta según sus preferencias.
Por ejemplo, puede recibir recordatorios para renovaciones de visas, que pueden requerir actualizaciones de la Sección 3 del formulario I-9 de un empleado. Adicionalmente, los recordatorios automatizados pueden ayudar a asegurar que los nuevos empleados completen sus formularios I-9 en su primer día de trabajo, como lo requiere la “Regla del Jueves” (la obligación legal del empleador de llenar la Sección 2 del formulario I-9 dentro de los tres días siguientes al día inicial de empleo del empleado).
El cumplimiento de estas reglas y plazos es esencial para el cumplimiento general.
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Mejor Práctica #4: Autoauditorías proactivas
Realizar autoauditorías puede ayudarle a identificar y rectificar inconsistencias y errores en sus procesos I-9. Dada la complejidad de las regulaciones I-9 y el potencial de errores, las autoauditorías pueden ahorrar tiempo y dinero al abordar los problemas de manera proactiva.
La frecuencia de las autoauditorías debe alinearse con el tamaño y la tasa de rotación de su empresa. Las organizaciones más grandes o aquellas con alta rotación pueden necesitar autoauditorías más frecuentes para mantener el cumplimiento de normas.
Mejor Práctica #5: Aprovechar la Tecnología para Aprovechar el Cumplimiento de Normas
Soluciones tecnológicas para asegurar el cumplimiento de las regulaciones I-9. La digitalización de sus operaciones puede reducir errores, optimizar las tareas administrativas y facilitar el almacenamiento de información, el seguimiento y la retención de documentos.
La tecnología también puede proporcionar notificaciones oportunas para actualizaciones y destrucción de documentos, lo que simplifica su flujo de trabajo. La consistencia en la implementación de políticas es crucial, y la tecnología ayuda a crear un proceso legalmente defendible, esencial para auditorías y posibles inspecciones gubernamentales.
Mejor Práctica #6: Establecer un Programa de Monitoreo de Cumplimiento
La creación de un programa de monitoreo de cumplimiento de normas es esencial para garantizar el cumplimiento continuo de las regulaciones I-9. Esta práctica implica revisar y auditar regularmente sus registros y procesos I-9, incluso después de la incorporación inicial. Las regulaciones I-9 pueden cambiar y los registros de los empleados pueden quedar obsoletos. Al monitorear regularmente el cumplimiento de normas, puede identificar rápidamente cualquier discrepancia, error o información obsoleta y tomar medidas correctivas con prontitud.
El monitoreo proactivo también le permite detectar posibles problemas antes de que escalen. Puede ayudar a prevenir multas costosas y consecuencias legales derivadas del incumplimiento de normas. Esta práctica demuestra su compromiso de mantener una fuerza laboral que cumpla con las normas.
Mejor Práctica #7: Contratar a Asesoría Legal o Expertos en Cumplimiento de Normas
La contratación de asesores legales o expertos en cumplimiento de normas especializados en leyes de inmigración y empleo puede proporcionar a su organización orientación y apoyo invaluables para el cumplimiento de la I-9. Las regulaciones I-9 pueden ser complejas y estar sujetas a cambios. Los asesores legales o expertos se mantienen actualizados con los últimos desarrollos legales, asegurando que su organización siga cumpliendo con las leyes y regulaciones vigentes.
En caso de una auditoría o inspección gubernamental, contar con asesoría legal o expertos de su lado puede ser invaluable. Pueden guiar a su organización a través del proceso de auditoría, ayudar a resolver cualquier problema y garantizar que sus derechos estén protegidos.
Incorporar estas mejores prácticas ayudará a optimizar sus procesos I-9, asegurando una mayor eficiencia y cumplimiento en este aspecto vital de la gestión del talento.
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