Una guía del gerente para las visitas de ICE: preparación y respuesta

Las visitas del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) a los lugares de trabajo pueden ser situaciones estresantes que requieren un manejo cuidadoso. A medida que la aplicación de la ley de inmigración en el lugar de trabajo continúa evolucionando en 2025, es crucial que los empleadores y los profesionales de recursos humanos entiendan cómo prepararse y responder a estas visitas. Esta guía describe estrategias integrales para manejar auditorías programadas y redadas no anunciadas, lo que le ayuda a proteger a su organización y a sus empleados mientras mantiene el cumplimiento de la ley de inmigración.

Contexto reciente

La aplicación de la ley de inmigración ha visto cambios significativos en los últimos años. En 2025, la actual administración se ha centrado en las acciones de aplicación en el lugar de trabajo, con especial énfasis en las industrias que emplean a un gran número de trabajadores inmigrantes. Las acciones de aplicación de la ley ahora van desde auditorías programadas de documentos hasta redadas no anunciadas en el lugar de trabajo, y el entorno de políticas ha cambiado rápidamente en respuesta a presiones políticas y económicas.

En junio de 2025, el Departamento de Seguridad Nacional revertido un brevísimo pausa en las incursiones en el sitio de trabajo en sectores clave, reanudando la aplicación de la ley en granjas, hoteles y restaurantes después de que líderes empresariales expresaran su preocupación por la escasez de mano de obra. ICE ha estado bajo presión para cumplir con las cuotas diarias de arrestos, lo que ha llevado a un aumento tanto en la frecuencia como en el alcance de las operaciones en el lugar de trabajo. Estas acciones han tenido un efecto escalofriante tanto en las empresas como en los trabajadores, y algunas industrias reportan caídas sustanciales en la asistencia y productividad de los trabajadores debido a miedo a la actividad de aplicación. Por ejemplo, después de un incursión reciente en una planta de procesamiento de carne, la planta se vio obligada a operar a tan solo 30% de su capacidad debido a la detención de decenas de trabajadores.

Respuesta a las acciones de aplicación inadecuadas

Los acontecimientos recientes subrayan la importancia de entender cómo responder cuando las acciones de aplicación de la ley migratoria parecen violar los derechos constitucionales. En enero de 2025, los agentes de ICE conducido una redada sin orden de orden en un negocio en Newark, Nueva Jersey, deteniendo tanto a personas indocumentadas como a ciudadanos estadounidenses y, según se informa, no respetar documentos de identificación válidos, incluidos los de un veterano militar. Estas acciones plantearon serias preocupaciones constitucionales, particularmente en lo que respecta a la protección de la Cuarta Enmienda contra registros e incautaciones irrazonables. El incidente de Newark pone de relieve por qué los empleadores deben entender sus derechos y responsabilidades.

Protecciones constitucionales clave:

La Cuarta Enmienda protege contra registros e incautaciones irrazonables, requiriendo órdenes judiciales válidas para que las fuerzas del orden ingresen a áreas privadas de negocios. Cuando los agentes realizan operaciones sin las debidas garantías o exceden su autoridad, las empresas y sus empleados tienen a su disposición derechos y recursos específicos.

La documentación es crítica:

En los casos de aplicación potencialmente inadecuada, la documentación exhaustiva se vuelve aún más crucial. El incidente de Newark demuestra cómo las imágenes de vigilancia, los relatos de testigos y los registros detallados de la conducta de los agentes pueden respaldar los desafíos legales posteriores y proteger tanto al negocio como a sus empleados.

Comprensión de la aplicación federal de inmigración

La aplicación de la ley de inmigración involucra a varias agencias federales, cada una con funciones y autoridades distintas. Comprender estas diferencias es crucial para una respuesta adecuada:

Agencias clave

1. Inmigración y Control de Aduanas (ICE): La principal agencia responsable de hacer cumplir las leyes de inmigración. Los agentes de ICE pueden portar armas de fuego pero no son policías, aunque su equipo puede decir “Policía”.
2. Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI): Una división que se enfoca en recopilar e inspeccionar los formularios I-9 de los empleadores y la documentación relacionada con el cumplimiento.
3. Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS): Realiza auditorías específicamente relacionadas con el patrocinio de inmigración basado en el empleo.

Tipos de acciones de aplicación: auditorías vs. redadas

ICE generalmente interactúa con las empresas de dos maneras: a través de auditorías programadas o redadas no anunciadas. Comprender la diferencia es crucial para una respuesta adecuada:

Auditorías

Una auditoría comienza con un Aviso de Inspección, que le da tres días hábiles para producir documentos específicos. Durante una auditoría, por lo general, deberá proporcionar:

• Formularios I-9 para empleados actuales y recientemente despedidos
• Listas de empleados actuales
• Informes trimestrales de salarios y horas
• Registros de nómina
• Confirmaciones de E-Verify (si corresponde)
• Información comercial, incluyendo el número de Seguro Social del propietario

Incursiones

Las redadas son visitas no anunciadas donde los agentes del ICE llegan con una orden de cateo judicial. A diferencia de las auditorías, las redadas no proporcionan aviso previo y requieren una respuesta inmediata. Las redadas generalmente ocurren cuando ICE tiene una causa probable para creer que se están produciendo violaciones de inmigración.

Preparación: Antes de una visita de ICE

Derechos y protecciones esenciales

Antes de detallar los pasos de preparación, es importante comprender los derechos fundamentales que protegen tanto a los empleadores como a los empleados:

• Derecho a ver una orden judicial: Los agentes de inmigración no pueden ingresar a áreas privadas de su lugar de trabajo sin una orden judicial válida o su consentimiento. Las órdenes administrativas (Formulario I-200 o I-205) no otorgan esta autoridad.
• Derecho a guardar silencio: Tanto los empleadores como los empleados tienen el derecho constitucional de guardar silencio y no están obligados a responder preguntas sobre el estatus migratorio.
• Derecho a la representación legal: Toda persona detenida tiene derecho a consultar con un abogado, aunque el gobierno no está obligado a proporcionarlo.
• Derecho a rechazar búsquedas no autorizadas: Puede rechazar búsquedas que vayan más allá del alcance de una orden judicial o que carezcan de causa probable.

Pasos preparatorios esenciales

1. Desarrolle un plan de respuesta escrito: Crear un plan detallado que describe las funciones, responsabilidades y procedimientos para los diferentes tipos de visitas de ICE. Este plan debe ser fácilmente accesible para todos los miembros del personal pertinentes.
2. Establecer un equipo de respuesta rápida: Designar y capacitar al personal clave que será responsable de:
   • Revisión de órdenes
   • Contactando con un asesor legal
   • Monitoreo de agentes de ICE durante las búsquedas
   • Documentar la visita
   • Administración de comunicaciones internas y externas
3. Mantener el cumplimiento impecable de I-9:
   • Realizar auditorías internas periódicas de los formularios I-9
   • Asegurar la finalización y el almacenamiento adecuados de toda la documentación requerida
   • Mantenga los registros I-9 separados de los archivos de personal
   • Manténgase actualizado con las actualizaciones y requerimientos de formularios
4. Capacitar a todos los empleados: Proporcionar capacitación integral que abarque:
   • La diferencia entre las áreas públicas y privadas del lugar de trabajo
   • Derechos de los empleados durante las visitas de ICE
   • Protocolos de comunicación adecuados
   • Procedimientos de documentación
   • La importancia de permanecer tranquilo y profesional

Respuesta: Durante una visita de ICE

Si ICE llega para una auditoría

1. Revise cuidadosamente el Aviso de Inspección
2. Póngase en contacto con su asesor legal de inmediato
3. Reúna los documentos solicitados dentro del plazo de tres días
4. Mantener registros detallados de todos los documentos proporcionados
5. Trabajar con asesoría para abordar cualquier problema de cumplimiento de normas identificado

Comprensión de los diferentes tipos de órdenes

Antes de hablar sobre la respuesta a la redada, es crucial comprender los diferentes tipos de órdenes de arresto que puede encontrar:

1. Orden judicial: Firmada por un juez de un tribunal, esta orden otorga autoridad legal para ingresar a áreas privadas o incautar documentos. Siempre verifique la firma y el alcance.
2. Orden Administrativa: Por lo general, tiene “Departamento de Seguridad Nacional” en la parte superior y aparece en el Formulario I-200 o I-205. Esto no otorga autoridad para ingresar a áreas privadas sin consentimiento.
3. Aviso de inspección: Una solicitud formal para revisar los formularios I-9 en un plazo de tres días hábiles. Esto no es una orden judicial y no otorga acceso inmediato.

Si ICE llega para una redada

1. Manténgase tranquilo y profesional: Mantener una conducta profesional y asegurar que todo el personal permanezca compuesto. El pánico puede escalar las tensiones y complicar la situación.
2. Revisar la orden:
   • Solicitar ver la orden de inmediato
   • Verificar que esté firmado por un juez (no solo una orden administrativa)
   • Confirme que indique el nombre legal y la dirección correctos de su empresa
   • Documentar el alcance y las limitaciones de la orden
   • Envíe una copia a su asesor legal de inmediato
3. Supervisar la búsqueda:
   • Asignar un empleado designado para acompañar a los agentes de ICE
   • Documentar todas las áreas buscadas y los artículos incautados
   • Asegurar que los agentes se mantengan dentro del alcance de la orden
   • Tome notas detalladas de todo el proceso
   • No obstruya ni interfiera con la búsqueda
4. Proteger los derechos de los empleados:
   • Recordar a los empleados su derecho a guardar silencio
   • Informarles de su derecho a asesoría legal
   • No proporcione información falsa ni ayude a los empleados a escapar
   • Mantener una lista de empleados presentes durante la redada
5. Documentar todo:
   • Registrar en qué áreas se buscaron
   • Anote qué documentos o artículos fueron incautados
   • Documentar cualquier conversación o interacción con los agentes
   • Fotografíe o grabe en video la redada si está permitido
   • Guarde copias de toda la documentación proporcionada a ICE

Cuando las acciones de aplicación parecen inadecuadas

Si cree que los agentes de inmigración están llevando a cabo una redada indebida o excediendo su autoridad, tome las siguientes medidas:

1. Respuesta inmediata: En primer lugar, seguir siendo profesionales y no confrontacionales. Las interacciones hostiles pueden escalar la situación y potencialmente crear problemas legales adicionales. En su lugar, concéntrese en documentar todo lo que ocurre mientras se establecen claramente sus derechos e inquietudes.
2. Documentar todo: Cree registros detallados de todo el incidente, incluyendo:
   • Hora y fecha de la acción de ejecución
   • Nombres y números de placa de todos los agentes involucrados
   • Si los agentes presentaron las órdenes o la documentación adecuadas
   • Acciones específicas tomadas por agentes que parecieron impropias
   • Nombres e información de contacto de cualquier testigo
   • Cualquier daño a la propiedad o interrupción del negocio
   • Cualquier instancia en la que los agentes excedieron la autoridad establecida
   • Cualquier caso de ciudadanos estadounidenses detenidos o residentes legales
3. Utilice la tecnología de manera adecuada: Si tu negocio cuenta con cámaras de seguridad, asegúrate de que estén grabando. Si bien tiene derecho a registrar las acciones de cumplimiento, hágalo abiertamente y sin interferir con los agentes. Haga copias de seguridad inmediatas de cualquier metraje de vigilancia y guárdelo de manera segura.
4. Proteger los derechos de los empleados: Asegurar que todos los empleados entiendan que tienen derecho a:
   • Permanecer en silencio
   • Rehusarse a firmar documentos sin asesoría legal
   • Presentar documentos de identificación válidos
   • Tener esos documentos debidamente revisados y respetados
   • Póngase en contacto con representación legal
   • No ser detenido sin causa adecuada
5. Póngase en contacto con el asesor legal inmediatamente: Su abogado puede ayudarle a:
   • Desafía las detenciones indebidas
   • Presentar quejas sobre mala conducta del agente
   • Buscar recursos por violaciones constitucionales
   • Proteja los intereses legales de su negocio
   • Ayudar a los empleados afectados
6. Involucrarse con los funcionarios locales: Como se vio en el caso Newark, los funcionarios del gobierno local pueden abogar por procedimientos de aplicación adecuados y proteger los derechos de la comunidad. Considere la posibilidad de notificar:
   • Aplicación de la ley local
   • Oficinas gubernamentales de la ciudad o del condado
   • Representantes estatales
   • Organizaciones de defensa de la comunidad
7. Documentar Impacto Económico: Mantenga registros cuidadosos de cualquier interrupción del negocio, incluyendo:
   • Pérdida de ingresos
   • Ausencias de empleados
   • Impacto en el cliente
   • Daño a la reputación
   • Daños a la propiedad
   • Interrupciones operacionales
     
     Estos registros pueden ser importantes para cualquier procedimiento legal posterior o reclamos de seguros.

Después de la visita

1. Informe con un asesor legal:
   • Revisar toda la documentación de la visita
   • Analizar cualquier posible problema de cumplimiento de normas
   • Desarrollar un plan para abordar cualquier problema identificado
2. Procedimientos de revisión y actualización:
   • Evalúe la efectividad de su plan de respuesta
   • Identificar áreas de mejora
   • Actualizar la capacitación y los procedimientos según sea necesario
3. Abordar las preocupaciones de los empleados:
   • Comunicar la información apropiada al personal
   • Proporcionar recursos para los empleados afectados
   • Mantener líneas de comunicación abiertas
   • Respetar la privacidad y los requisitos legales
4. Administrar Comunicaciones Externas:
   • Coordinar con el asesor legal en declaraciones públicas
   • Preparar respuestas para las consultas de los medios
   • Mantener mensajería consistente en todos los canales

Comprensión del entorno actual de aplicación

La Orden Ejecutiva de enero de 2025 amplía significativamente la aplicación de la ley de inmigración a través de varios mecanismos clave:

• Creación de Fuerzas de Tarea Federales de Seguridad Nacional (HSTF) en todos los estados, combinando la aplicación de la ley federal, estatal y local
• Mejora de la coordinación entre ICE, CBP y USCIS para la aplicación del cumplimiento en el lugar de trabajo
• Mayor énfasis en sanciones civiles y multas
• Ampliación de las capacidades de detención
• Mayor participación de la aplicación de la ley estatal y local a través de acuerdos 287 (g)

Este entorno de aplicación intensificado hace que la comprensión y la protección de los derechos constitucionales sean aún más cruciales.

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Derechos y protecciones constitucionales

A pesar de la ampliación de la aplicación, las protecciones constitucionales fundamentales permanecen sin cambios y deben protegerse vigorosamente:

• Protecciones de la Cuarta Enmienda: La protección de la Constitución contra registros e incautaciones irrazonables sigue siendo primordial. Incluso bajo una mayor aplicación de la ley:
  • Zonas privadas de negocios aún requieren una orden judicial de entrada
  • Las órdenes administrativas por sí solas no autorizan la entrada a espacios privados
  • Los registros sin orden de orden siguen siendo inconstitucionales excepto en circunstancias específicas de emergencia

• Derechos de debido proceso: Todas las personas, independientemente de su estatus migratorio, conservan los derechos de debido proceso:
  • Derecho a guardar silencio
  • Derecho a la representación legal
  • Derecho a impugnar la detención
  • Derecho a un trato humano
  • Protección contra la discriminación
• Derechos en el lugar de trabajo: El énfasis de la Orden Ejecutiva en la aplicación en el lugar de trabajo hace que la comprensión de estas protecciones sea especialmente importante:
  • Derecho a ver una orden judicial antes de permitir el ingreso a áreas privadas
  • Derecho a mantener la privacidad y dignidad de los trabajadores durante las acciones de ejecución
  • Protección contra la aplicación discriminatoria
  • Derecho a documentar las acciones de ejecución
  • Protección contra represalias

Requerimientos de Documentación Mejorados

Dada la creación por parte de la Orden Ejecutiva de grupos de trabajo de múltiples agencias y la ampliación de las capacidades de aplicación, la documentación exhaustiva se vuelve aún más crítica:

• Sistemas de grabación completos: Establezca múltiples capas de documentación:
  • Sistemas de cámaras de seguridad que cubren todos los puntos de entrada
  • Capacidades de grabación móvil para ubicaciones inesperadas
  • Registros escritos con sellos de tiempo precisos
  • Protocolos de recopilación de declaraciones de testigos
  • Procedimientos de cadena de custodia para todas las pruebas
• Documentación de Interacción del Grupo de Trabajo: Al tratar con HSTF, documente:
  • Qué agencias están representadas
  • Nombre de cada agente, número de placa y afiliación de agencia
  • Funciones y acciones específicas de los diferentes representantes de las agencias
  • Cualquier variación en los procedimientos entre agencias
  • Todas las solicitudes de información o acceso
• Medidas de seguridad digital: Proteja la documentación mediante:
  • Backup inmediato en la nube de todas las grabaciones
  • Almacenamiento encriptado de información confidencial
  • Múltiples copias seguras en diferentes ubicaciones
  • Registros y protocolos de acceso claros
  • Pruebas periódicas de sistemas de backup

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Ampliación de los recursos para las personas afectadas

El énfasis de la Orden Ejecutiva en la detención y remoción hace que el acceso a los recursos sea aún más importante:

• Recursos Legales: Mantener conexiones con:
  • Abogados defensores de inmigración
  • Organizaciones de derechos civiles
  • Clínicas legales pro bono
  • Proveedores de capacitación de “conoce tus derechos”
  • Expertos en derecho constitucional
• Servicios de Apoyo Familiar: Establecer relaciones con organizaciones que proporcionen:
  • Asistencia para prevenir la separación familiar
  • Servicios de bienestar infantil
  • Apoyo financiero de emergencia
  • Recursos de salud mental
  • Abogacía comunitaria
• Asistencia de documentación: Ayudar a las personas afectadas a mantener:
  • Copias de documentos importantes
  • Información de contacto de emergencia
  • Contactos de representantes legales
  • Planes de cuidado familiar
  • Planes de protección de activos

Presentación de Quejas Sobre Cumplimiento Indebido

Con múltiples agencias involucradas en la aplicación de la ley, los procedimientos integrales de denuncia se vuelven esenciales:

• Quejas de varias agencias: Documentar violaciones cometidas por:
  • Agencias individuales
  • Operaciones del grupo de trabajo
  • Acciones conjuntas de aplicación
  • Agentes individuales
  • Patrones sistémicos
• Requerimientos de Documentación: Para cada queja, anote:
  • Violaciones constitucionales específicas
  • Identificaciones de agentes de todas las agencias
  • Declaraciones de testigos e información de contacto
  • Evidencia en video o fotográfica
  • Cronología de eventos
  • Impacto en las operaciones del negocio
  • Efectos sobre los derechos individuales
• Procedimientos de presentación: Presentar quejas a:
  • Departamento de Seguridad Nacional Oficina de Derechos Civiles
  • Departamento de Justicia División de Derechos Civiles
  • Organismos estatales de supervisión
  • Juntas locales de supervisión de la aplicación de la ley
  • Representantes del Congreso
  • Fiscales generales del Estado
• Departamento de Seguridad Nacional Oficina del Inspector General: La OIG del DHS investiga las denuncias de mala conducta por parte de agentes de ICE y otros empleados del DHS. Aceptan quejas sobre:
  • Violaciones de derechos constitucionales
  • Uso excesivo de la fuerza
  • Abuso de autoridad
  • Discriminación
  • Violaciones del procedimiento
• Organizaciones de Derechos Civiles: Muchas organizaciones de derechos civiles brindan asistencia legal y abogan por la aplicación inadecuada de la inmigración. Ellos pueden ayudar a:
  • Violaciones de documentos
  • Presentar quejas formales
  • Conéctese con servicios legales pro bono
  • Abogado por cambios sistémicos
• Representantes del Congreso: Las oficinas de sus representantes en el Congreso a menudo tienen personal dedicado a asuntos de inmigración que puede:
  • Realizar consultas sobre las acciones de cumplimiento
  • Solicitar investigaciones
  • Abogado de los electores
  • Proporcionar recursos y referencias

Mejores Prácticas para el Cumplimiento de Normas Continuas

• Autoauditorías regulares
  • Realizar revisiones trimestrales del cumplimiento de normas I-9
  • Abordar cualquier problema con prontitud
  • Documentar todas las conclusiones y correcciones de la auditoría
• Capacitación actualizada
  • Proporcionar capacitación de actualización regular para todo el personal
  • Mantenga la administración actualizada sobre los cambios normativos
  • Documentar todas las sesiones de capacitación y asistencia
• Canales de comunicación claros
  • Mantener listas de contactos actualizadas para asesoría legal y equipo de respuesta
  • Establecer protocolos claros para la comunicación interna durante las visitas del ICE
  • Revisión periódica y actualización de los procedimientos de comunicación

Recuerde que la preparación es clave para administrar las visitas de ICE de manera efectiva. La capacitación regular, los procedimientos claros y la documentación cuidadosa ayudarán a garantizar que su organización pueda responder adecuadamente mientras protege los derechos tanto de la empresa como de los empleados.

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