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El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés) recientemente realizó actualizaciones menores en Formulario I-9 — el formulario utilizado por los empleadores para verificar la autorización de trabajo de un nuevo empleado en los EE.UU. — así como al sistema E-Verify del gobierno. Si bien las actualizaciones son pequeñas, es importante que los empleadores y sus empleados entiendan qué está cambiando y cómo podría afectar el papeleo de contratación.
¿Qué está cambiando en el Formulario I-9?
Se requiere el Formulario I-9 para cada nuevo empleado en los Estados Unidos, independientemente de su estatus migratorio. La versión más reciente del formulario (fechado 01/20/25) incluye algunas pequeñas actualizaciones:
- La casilla de verificación en la Sección 1 que antes decía “Un no ciudadano autorizado para trabajar” ahora dice “Un extranjero autorizado para trabajar”.
- USCIS actualizó la redacción de dos documentos de la Lista B (los documentos que establecen la identidad de una persona) para que coincidan con los estándares legales.
- Las instrucciones del formulario ahora incluyen información de privacidad actualizada del Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
Estos cambios no afectan la forma en que los empleados completan el formulario ni los documentos que deben proporcionar. Simplemente son actualizaciones de la redacción para alinearla con la ley de inmigración de Estados Unidos.
¿Qué versión del formulario debo usar?
Puede utilizar cualquiera de las siguientes versiones del Formulario I-9:
- Edición 20/01/25 (expira 31/05/2027) — la versión más reciente
- Edición 08/01/23 (caduca el 31/05/2027) — sigue siendo válida
- Edición 08/01/23 (vence el 31/07/2026) — también válida, pero los empleadores deben actualizar los sistemas electrónicos por 31 de Julio de 2026 para reflejar la fecha de caducidad correcta
¿Qué está cambiando en E-Verify?
E-Verify, el sistema en línea que permite a los empleadores confirmar la elegibilidad laboral de un empleado, también se ha actualizado para que coincida con los cambios en el Formulario I-9.
La opción de estatus de ciudadanía “Un no ciudadano autorizado para trabajar” en E-Verify se cambió a “Un extranjero autorizado para trabajar”.
Esto es lo que eso significa:
- Si un empleado selecciona “Un extranjero autorizado para trabajar” en el nuevo Formulario I-9, los empleadores ahora verán ese mismo lenguaje en E-Verify.
- Si se utiliza un formulario anterior y el empleado selecciona “Un extranjero autorizado para trabajar”, el empleador aún necesita seleccionar “Un extranjero autorizado para trabajar” en E-Verify.
- El cambio también se aplica a los empleadores que utilizan E-Verify a través de Servicios Web o E-Verify+, y el sistema actualizará automáticamente el estado del empleado, incluso si el envío utiliza el idioma antiguo.
Lo que los empleadores deben hacer ahora
- Descargue el Formulario I-9 más reciente (edición 01/20/25) de USCIS y comience a usarlo, o continúe usando una versión anterior válida hasta que expire.
- Actualice cualquier sistema interno para reflejar la nueva fecha de vencimiento si usa la versión 08/01/23.
- Al crear casos E-Verify, asegúrese de seleccionar “Un extranjero autorizado para trabajar”, incluso si el formulario aún muestra el idioma anterior.
Lo que los empleados deben saber
Si estás comenzando un nuevo trabajo y completando el Formulario I-9, no te preocupes si ves términos diferentes dependiendo de la versión del formulario que usa tu empleador. Estos cambios se tratan de alinearse con las definiciones legales, no de cambiar su elegibilidad o el proceso de contratación.
Estas actualizaciones no afectarán la experiencia diaria de contratación de la mayoría de las personas, pero mantenerse actualizado garantiza que su papeleo cumpla con las normas y evite retrasos futuros. Si es un empleador que utiliza E-Verify, tómate un momento para verificar tus sistemas y asegurarte de que tu equipo conozca el idioma actualizado.
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