Guía para los Ejecutivos sobre Visitas de ICE: Preparación y Respuesta

Las visitas de Inmigración y Control de Aduanas (ICE, por sus siglas en inglés) a los lugares de trabajo pueden ser situaciones estresantes que requieren un manejo cuidadoso. A medida que la aplicación de las leyes de inmigración en el ámbito laboral sigue evolucionando, es crucial que los mandos y profesionales de recursos humanos comprendan cómo prepararse y responder a estas visitas. Esta guía ofrece estrategias completas para manejar tanto las evaluaciones programadas como redadas no anunciadas, ayudaremos a proteger su organización y a sus empleados mientras cumple con la ley de inmigración.

Contexto reciente

La aplicación de las leyes de inmigración ha cambiado de manera notoria en los últimos años. En 2025, la nueva administración anunció planes para aumentar las acciones de control en los lugares de trabajo, centrándose especialmente en industrias que laboran de manera adicional un gran número de trabajadores inmigrantes. Estas acciones pueden tomar varias formas, desde las fiscalización programadas de documentos hasta redadas sorpresa en los centros de trabajo.

El impacto de estas acciones de control va más allá de las detenciones o revisiones de documentos. Recientes redadas han visto que incluso la anticipación de una acción de cumplimiento puede alterar de manera importante las operaciones comerciales, con algunos sectores reportando una disminución en la asistencia de los trabajadores tras las intervenciones en su región.

Responder a Acciones de Control Inapropiadas

Eventos recientes, como un incidente en enero de 2025 en Newark, Nueva Jersey, han resaltado la importancia de saber cómo responder cuando las acciones de cumplimiento de inmigración parecen violar derechos Constitucionales. En este caso, agentes de ICE efectuaron una redada sin orden judicial en un negocio, detenían tanto a personas indocumentadas como a ciudadanos norteamericanos y, según informes, ignoraron documentos de identificación permitidos, incluida la identificación de militares. Estas acciones generaron serias preocupaciones de naturaleza y se depara que los empleadores deben conocer sus derechos y responsabilidades.

Protecciones Constitucionales Claves

La Cuarta enmienda protege contra registros y detenciones irrazonables, exigieren órdenes judiciales útiles para que las fuerzas del orden ingresen a áreas privadas de un negocio. Si los agentes se ejecutan sin órdenes o exceden su autoridad, las empresas y los empleados tienen derechos y recursos legales.

La documentación es clave

En casos de acciones de control potencialmente inapropiadas, la documentación detallada es aún más crucial. El caso de Newark devela cómo las grabaciones de seguridad, los testimonios de testigos y los registros porminados de la conducta de los agentes pueden apoyar desafíos legales y proteger tanto al negocio como a sus empleados.

Entender el cumplimiento de la Ley de Inmigración

Varias agencias federales participaron en la aplicación de las leyes de inmigración, cada una con roles y autoridades específicas. Entender estas diferencias es clave para una respuesta adecuada:

Principales Agencias

• Inmigración y Control de Aduanas (ICE): Agencia principal encargada de hacer cumplir las leyes de inmigración. Sus agentes pueden portar armas de fuego, pero no son policías, aunque su equipo puede llevar la palabra “Policía”.
• Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI): División encargada de inspeccionar los formularios I-9 y la documentación correspondiente para garantizar el cumplimiento.
• Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS): Realiza las “Auditorías” relacionadas con la inmigración basada en el empleo.

Tipos de Acciones de cumplimiento: Auditorías vs. Redadas

ICE se manda a trabajar con las empresas de dos maneras: a través de las auditorías programadas o redadas sin previo aviso. Entender la diferencia es crucial para una respuesta adecuada:

Auditorías

Una auditoría se programa con Aviso de inspección, otorgando tres días de experiencia para presentar los documentos que se le pide. Durante una auditoría, normalmente se requiere proporcionar:

• Formularios I-9 de empleados actuales y recientemente despedidos
• Lista de empleados actuales
• Reportes trimestrales de salarios y horas
• Registros de nómina
• Confirmaciones de E-Verify (si aplica)
• Información del negocio, incluido el número de Seguro Social del propietario

Redadas

Las redadas son visitas sin previo aviso donde los agentes de ICE llegan con una orden de registro judicial. A diferencia de las auditorías, las redadas no ofrecen tiempo de preparación y requieren una respuesta inmediata. Por lo general, cuando ICE tiene causa probable para creer que existen violaciones de inmigración en el negocio.

Preparación: Antes de una visita de ICE

Derechos y Protecciones Esenciales

Antes de detallar los pasos de preparación, es importante conocer los derechos fundamentales que se encuentran a los empleadores y empleados:

• Derecho a ver una orden judicial: Los agentes de inmigración no pueden adentrarse a áreas privadas de su lugar de trabajo sin una orden judicial válida o su consentimiento. Las órdenes administrativas (Formularios I-200 o I-205) no conceden esta autoridad.
• Derecho a permanecer en silencio: Tanto empleadores como empleados tienen el derecho constitucional de permanecer en silencio y no están en la necesidad de responder preguntas sobre su estado migratorio.
• Derecho a representación legal: Cualquier persona detenida tiene derecho a consultar con un abogado, aunque el gobierno no está obligado a hacerlo.
• Derecho a rechazar registros no Autorizados:: Se pueden rechazar registros que excedan el alcance de una orden o carezcan de causa probable.

Pasos Esenciales de Preparación

1. Desarrollar un plan de respuesta por escrito: Cree un plan detallado que defina roles, responsabilidades y procedimientos para diferentes tipos de visitas de ICE. Aprecie que sea fácilmente accesible para todo el personal relevante.
2. Conformar un equipo de respuesta rápida
   • Diseñe y capacite a personal clave responsable de:
   • Revisar órdenes judiciales
   • Contactar con asesores legales
   • Prohiera a los agentes de ICE durante las Inspecciones
   • Documentar la visita
   • Gestionar la comunicación interna y externa
3. Confirmar un cumplimiento impecable del formulario I-9
   • Realizar las comunicaciones internas periódicas de los formularios I-9
   • Averíciale el correcto llenado y almacenamiento de toda la documentación requerida
   • Contener los registros I-9 separados de los archivos personales
   • Actualizado con los cambios y requisitos del formulario
4. Capacitar a todos los empleados:: Forse completa la formación sobre:
   • La diferencia entre áreas públicas y privadas en el lugar de trabajo
   • Los derechos de los empleados durante las visitas de ICE
   • Protocolos de comunicación
   • Documentação de Documentação
   • La importancia de mantener la calma y actuar de manera profesional

Respuesta: Durante una visita de ICE

Si ICE llega a una auditoría

1. Revisar el Aviso de Inspección con Cuídza
2. Póngase en contacto con su abogado de inmediato
3. Reunir los documentos que se te PIDAN dentro del plazo de tres días
4. Mantenga registros de todos los documentos que se le depara
5. Trabajo con su abogado para abordar cualquier problema de cumplimiento

Entender los diferentes tipos de órdenes

Antes de abordar la respuesta ante redadas, es fundamental entender los tipos de órdenes que puede encontrar:

• Orden judicial: Firmada por un juez de un tribunal, esta orden le da autoridad legal para la presentación de áreas privadas o la confiscación de documentos. Siempre hay que confirmar la empresa y el alcance de la orden.
• Orden Administrativa: Por lo que generalmente tiene “Departamento de Seguridad Nacional” en la parte superior y aparece en los formularios I-200 o I-205. No se le da autoridad para entrar en áreas privadas sin consentimiento.
• Notificación de inspección: Es una solicitud formal para revisar los formularios I-9 dentro de un plazo de tres días de trabajo. No es una orden judicial y no se concede acceso inmediato.

Si ICE llega a una Redada

1. Mantenga la calma y sea profesional: No hay pánico, ya que esto puede empeorar la situación.
2. Revisar el orden:
   • Pida ver la orden inmediatamente
   • Marque que esté firmado por un juez (no solo una orden administrativa)
   • Confirme que contiene el nombre y la dirección correctos de su empresa
   • Document el alcance y las limitaciones de la orden
   • envíe una copia a su abogado inmediatamente
3. Monitoramos la búsqueda:
   • Asignar a un empleado para acompañar a los agentes
   • Document todas las áreas de la marca y los objetos incautados
   • Apréjale que los agentes no excedan el alcance de la orden
   • Tome notas detalladas de todo el proceso
   • No obstruya la entrevista con la búsqueda
4. Proteja los derechos de los empleados:
   • Recuérdeles su derecho a permanecer en silencio
   • Infórmeles sobre su derecho a la asesoría legal
   • No se da información falsa ni se puede llevar a la fuga de empleados
   • Mantenga una lista de los empleados presentes durante la redada
5. Document todo:
   • Registrar qué áreas fueron registrada
   • Anota qué documentos u objetos fueron incautados
   • Document cualquier conversación o interacción con los agentes
   • Tome fotografías o videos de la redada si está permitido
   • Guara copias de toda la documentación que se le ha hecho a ICE

Cuando las acciones de la aplicación de la ley parecen estar en un punto de error

Si cree que los agentes de inmigración están yendo a cabo una redada indebida o excediendo su autoridad, siga estos pasos:

1. Respuesta inmediata: Ante todo, Mantenga la profesionalidad y evite la confrontación. Interacciones hostiles pueden agravar la situación y generar problemas legales adicionales. En su lugar, concéntrese en documentar todo lo que haya pasado mientras deja claros sus derechos y preocupación.
2. Document Todo:: Registre en detalle el incidente, que incluir:
   • Fecha y hora de la acción de aplicación de la ley
   • Números y números de placa de los agentes que se les ha encerado
   • Si los agentes de la compañía son los documentos que se le da a los documentos
   • Acciones específicas de los agentes que se parecieron indebidas
   • Testigos Nations and Condiations
   • Daños a la propiedad o interrupciones del negocio
   • Casos en los que los agentes exceden su autoridad
   • Cualquier detención de ciudadanos y residentes legales
3. Utilice la Tecnología de Forma Adecuada: Si su negocio tiene cámaras de seguridad, seguro que estén grabando. Tiene derecho a registrar la acción de los agentes, pero hágalo de manera abierta y sin interferir. Haga copias de seguridad de cualquier grabación y guardias de forma segura.
4. Proteja los Derechos de los Empleados:: Que todos los empleados sepan que tienen derecho a:
   • Permanecer en silencio
   • Negarse a firmar documentos sin asesoría legal
   • Representar documentos de identificación de documentos de identificación
   • Que sus documentos sean revisados y respetados correctamente
   • Contactar con un abogado
   • No ser Detenidos Sin Causa Justificada
5. Contacto de inmediato con Asesoría Legal: Un abogado puede ayudar a:
   • Impugnar detenciones indebidas
   • Representar quejas por mala conducta de los agentes
   • Buscar soluciones para violaciones de la Constitucionales
   • Proteger los intereses legales de su negocio
   • Astir a los empleados que se desvíen
6. Involucre a las Autoridades Locales: Como se vio en el caso de Newark, funcionarios del gobierno local pueden abogar por procedimientos de aplicación aptos y proteger los derechos de la comunidad. Considerar la comunicación a:
   • La policía local
   • Oficinas del gobierno municipal del condado
   • Representantes estatales
   • Organizaciones de defensa comunitaria
7. Document el Impacto Económico:: Mantenga registros de cualquier interrupción del negocio, que son:
   • Incoación de ingresos
   • Ausencias de empleados
   • Impacto en los clientes
   • Daño a la reputación
   • Daños a la propiedad
   • Disrupciones Operativas
   • Estos registros pueden ser clave para futuras acciones legales o reclamaciones de seguros.

Después de la visita

1. Reunión con Asesoría Jurídica
   • Revisar toda la documentación de la visita
   • Analizar posibles problemas de cumplimiento
   • Desarrollo de un plan para abordar cualquier problema identificado
2. Revisión y Actualización de Procedimientos
   • Evalúe la efectividad del plan de respuesta
   • Identifica áreas de mejora
   • Actualice los entrenamientos y procedimientos según sea necesario
3. Atención a los Empleados
   • Comunique información relevante al personal
   • Avíd recursos a los empleados que se desvíen
   • Mantenga abiertas las líneas de comunicación
   • Respete la privacidad y los requisitos legales
4. Gestión de Comunicaciones Asistéminas
   • Coordenadas públicas de declaraciones con asesoría legal
   • Preparar respuestas para consultas de medios
   • Mantenga un mensaje coherente en todos los canales

Entender el Entorno Actual de la Aplicación de la Ley

La Orden Ejecutiva de enero de 2025 amplía de manera importante la aplicación de leyes de inmigración a través de varios mecanismos clave:

• Creación de Grupos de Trabajo de Seguridad Nacional (HSTF) en todos los estados, combinando fuerzas federales, estatales y locales
• Mayor coordinación entre ICE, CBP y USCIS para la fiscalización en lugares de trabajo
• Aumento de las medidas civiles y de las medidas
• Expansión de capacidades de detención
• Mayor participación de las fuerzas de seguridad estatales y locales a través de acuerdos 287 (g)

Este entorno de aplicación reforzada hace que comprender y proteger los derechos Constitucionales sea más crucial que nunca.

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Derechos Constitucionales y Protecciones

A pesar del aumento en la aplicación de la ley, las protecciones Constitucionales fundamentales no han cambiado y deben ser defendidas con firmeza:

Protecciones de la cuarta enmienda

La Constitución protege contra registros e incautaciones irrazonables. También con la expansión de la aplicación de la ley:

• Las áreas privadas de los negocios aún requieren una orden judicial para ser registrada.
• Las órdenes administrativas por sí solas no autorizan la entrada a espacios privados.
• Los registros sin orden judicial siguen siendo inConstitucionales, salvo en caso de emergencia específicas.

Derechos al debido proceso

Todas las personas, sin tener en cuenta su estado migratorio, retienen los siguientes derechos:

• Derecho a permanecer en silencio.
• Derecho a representación legal.
• Derecho a impugnar una detención.
• Derecho a un trato humano.
• Protección contra la discriminación.

Derechos en el lugar de trabajo

Dado el énfasis de la Orden Ejecutiva en la aplicación de la ley en lugares de trabajo, comprender estas protecciones es especialmente importante:

• Derecho a ver una orden judicial antes de permitir la entrada a áreas privadas.
• Derecho a mantener la privacidad y dignidad de los trabajadores durante acciones de cumplimiento.
• Protección contra la aplicación discriminatoria de la ley.
• Derecho a documentar acciones de aplicación de la ley.
• Protección contra represalias.

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Dado que la Orden Ejecutiva crea grupos de trabajo interinstitucionales y hace que las capacidades de aplicación sean más importantes, una documentación exhaustiva es más crucial que nunca:

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Esté múltiples capas de documentación, entre las que se cuenta:

• Sistemas de cámaras de seguridad cubriendo todos los puntos de entrada.
• Las capacidades de grabación móvil para las direcciones inesperadas.
• Registros escritos con marcas de tiempo precisas.
• Protocolos para recopilar declaraciones de testigos.
• Procedimientos de cadena de custodia para todas las pruebas.

Documentación de Interacciones con Grupos de Trabajo

Al tratar con los Grupos de Trabajo de Seguridad Nacional (HSTF), documenta:

• Qué agencias están aquí.
• Nombres, números de placa y afiliaciones de cada agente.
• Roles y acciones específicas de cada representante de la agencia.
• Cualquier diferencia en los procedimientos entre agencias.
• Todas las exigencias de información o acceso.

Medidas de seguridad digital

• Proteja la documentación mediante:
• Pruebas regulares de los sistemas de respaldo.
• Copia de seguridad inmediata en la nube de todas las grabaciones.
• Almacenamiento cifrado de información sensible.
• Múltiple copias seguras en diferentes puntos.
• Protocolos de acceso claros y registros de auditoría.

Recursos Ampliados para Personas Aturadas

Dado el énfasis de la Orden Ejecutiva en la detención y expulsión, el acceso a recursos es más crucial que nunca:

1. Legales Recursos: Mantenga conexiones con:
   • Abogados especializados en defensa de inmigración.
   • Organizaciones de derechos civiles.
   • Clínicas legales pro bono.
   • Proveedores de capacitación sobre derechos.
   • Expertos en derecho constitucional.
2. Servicios de Apoyo Familiar: Colaborar con organizaciones que brinden:
   • Asistencia para prevenir la separación familiar.
   • Servicios de bienestar infantil.
   • Apoyo financiero de emergencia.
   • Recursos de salud mental.
   • Defensa y apoyo comunitario.
3. Asistencia con Documentação:: Representa a las personas que se les ha encontreado a mantener:
   • Copias de documentos importantes.
   • Información de contacto de emergencia.
   • Legales Reales Data.
   • Planos de cuidado familiar.
   • Estrategias de protección de activos.

Presentación de Quejas por Aplicación Indebida de la Ley

Con múltiples agencias, los procedimientos de queja deben ser claros y detalles:

Quejas Multiactorales

Document violaciones cometidas por:

• Agencias individuales.
• Operacion de grupos de trabajo.
• Acciones de cumplimiento en forma de forma paralela.
• Agentes individuales.
• Patrones sistémicos de abuso.

Documenti Reisciende

Para cada queja, registre:

• Las violaciones de la Constitucionales específicas.
• Identificación de agentes de todas las agencias que se han endirecto.
• Declaraciones y contactos de testigos.
• Evidencia en video o fotografías.
• La línea de tiempo de los eventos.
• Impacto en operaciones comerciales.
• Agravaciones a los derechos individuales.

Procedimientos para presentar quejas

Reenvíe las quejas a:

• Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
• División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia.
• Agencias de supervisión estatales.
• Juntas de supervisión de la policía local.
• Representantes en el Congreso.
• Fiscales generales estatales.

Oficina del Inspector General del DHS

La OIG del DHS investiga denuncias de mala conducta por parte de agentes de ICE y otros empleados del DHS, entre los que se cuentan:

• Violaciones de derechos de la Constitucion.
• Uso excesivo de la fuerza.
• Abuso de autoridad.
• Discriminación.
• Violaciones de procedimientos.

Organizaciones de Derechos Civiles

Muchas organizaciones ofrecen asistencia legal y defensa contra la aplicación indebida de la ley migratoria. Pueden ayudar a:

• Documentar violaciones.
• presentar quejas formales.
• Conectar con servicios legales de forma gratuita.
• Abogar por cambios sistémicos.

Representantes en el Congreso

Las oficinas de los congresistas normalmente contarán con personal especializado en temas de inmigración que pueden:

• Investigar acciones de cumplimiento.
• Solicitar revisiones e investigaciones.
• Abogar por sus constituyentes.
• Referencias y recursos.

Mejores Prácticas para el cumplimiento continuo

• Auto-Auditorías Regulares
  • Revisiones trimestrales del cumplimiento del Formulario I-9.
  • Atienda cualquier problema de inmediato.
  • Document todos los hallazgos y correcciones.
• Capacitación actualizada
  • Dé entrenamiento periódico a todo el personal.
  • Mantenga la gerencia informada sobre cambios regulatorios.
  • Registre todas las sesiones de capacitación y asistencia.
• Canales de Comunicación Claros
  • Mantenga listas de contacto actualizadas para asesores legales y equipos de respuesta.
  • Esté claros protocolos para la comunicación interna durante las visitas de ICE.
  • Revisar y actualice de forma habitual los procedimientos de comunicación.

La preparación es clave para gestionar visitas de ICE de manera efectiva. Capacitación continua, procedimientos claros y documentación con esenciosa ayuda a proteger tanto los derechos de la empresa como los empleados.

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