Una guía rápida para el cumplimiento de normas I-9

Cada empleador de los Estados Unidos está obligado a proporcionar Formulario I-9 a los nuevos empleados con el fin de verificar su elegibilidad para trabajar en Estados Unidos. Dado que esta forma es actualizado regularmente, es importante estar al tanto de cualquier cambio. El sitio web del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés) publica regularmente actualizaciones pertinentes. A continuación, proporcionaremos una visión general de los requerimientos básicos de cumplimiento de normas.

Completar el formulario de manera oportuna

Todos los empleados deben ser elegibles para trabajar en los Estados Unidos cuando son contratados. Para garantizar la elegibilidad, los empleadores deben proporcionar (la versión más actualizada de) el Formulario I-9. La sección 1 del formulario deberá cumplimentarse antes del primer día de empleo y después de que se haya ofrecido el trabajo. Tenga en cuenta que no se debe dar el formulario previo a la oferta de trabajo, ya que esto podría dar lugar a sospechas de discriminación.

De acuerdo con la “Regla del Jueves”, una vez concluida la sección 1, el patrón debe completar la sección 2 dentro de los 3 días siguientes al primer día pagado del empleado.

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Proporcionar los documentos requeridos

Para probar la elegibilidad, el empleado debe proporcionar los documentos de autorización de trabajo apropiados (como se muestra en Página 2 del Formulario I-9). Pueden usar 1 documento de la Lista A o 1 documento de la Lista B y Lista C.

Para satisfacer el requisito, el nuevo recluta podrá, por ejemplo, proporcionar únicamente un pasaporte de los Estados Unidos (de la Lista A). Alternativamente, pueden dar a ambos una licencia de conducir estadounidense (de la Lista B) y una tarjeta de seguridad social (de la Lista C). En todo caso, los documentos deben ser originales —no pueden ser fotocopiados ni digitalizados— y el empleador (o un representante) debe ver la documentación en persona, aunque el empleado sea contratado a distancia.

Si el documento en cuestión se ha perdido, dañado o robado, el empleado puede proporcionar un recibo por el artículo por un período de tiempo limitado. Para obtener una lista de los recibos aceptables y sus períodos de validez asociados, consulte sección 4.4 del Manual para Empleadores.

Dotando tus I's y cruzando tus T's

El patrón debe asegurarse de que el formulario se haya completado en su totalidad (incluyendo firmas y fechas para ambas secciones) y que toda la información sea precisa. Una vez entregados los documentos de autorización de trabajo, deben copiarse inmediatamente y archivarse en la carpeta correspondiente. Con ese fin, puede ser una buena idea mantener archivos separados para los empleados actuales y anteriores, ya que esto facilitará la búsqueda de papeleo si USCIS lo solicita. Y para estar seguro, el empleador también puede querer conservar archivos durante 3 años después del fin del empleo.

Por último, es importante mantener la misma práctica de presentación para cada empleado. El no hacerlo podría dar lugar a preguntas en torno a la discriminación. La consistencia, en este sentido, es clave.

Tenemos más consejos útiles para mejorar tu proceso I-9 aquí. ¿O necesita ayuda adicional sobre cómo administrar el cumplimiento de visas de trabajo? Te tenemos cubierto.