Cómo crear y mantener un archivo de acceso público H-1B

A medida que las empresas expanden cada vez más sus operaciones a nivel mundial, la necesidad de contratar trabajadores extranjeros se ha convertido en una práctica común. Para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las regulaciones migratorias, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés) requiere que los empleadores creen y mantengan un Archivo de Acceso Público (PAF) para cada trabajador H-1B que contraten. Esto es lo que los empleadores necesitan saber sobre la creación y el mantenimiento de un Archivo de Acceso Público.

¿Qué es un archivo de acceso público (PAF)?

Un Archivo de Acceso Público, a menudo abreviado como PAF, es un requisito para los empleadores que contratan trabajadores extranjeros bajo el Visa H-1B programa. Sirve como un repositorio de registros e información relativa al empleo del trabajador H-1B y es accesible al público y a las agencias gubernamentales que lo soliciten. El PAF asegura la transparencia en el proceso de contratación y ayuda a verificar que los empleadores se adhieran a las reglas y regulaciones del programa H-1B.

¿Cuándo se debe crear un archivo de acceso público?

Los empleadores deben crear un Archivo de Acceso Público (PAF) para cada empleado H-1B que contraten. El PAF deberá establecerse a más tardar en la fecha en que el patrón presente la Solicitud de Condición Laboral (LCA) ante el Departamento del Trabajo (DOL). Este es un paso crucial en el proceso de petición H-1B, y no crear un PAF de manera oportuna puede dar lugar a problemas de cumplimiento y posibles sanciones.

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¿Cuánto tiempo se debe mantener un archivo de acceso público?

Un empleador debe mantener el PAF durante un año después de la última fecha en que el empleado H-1B esté empleado bajo la visa H-1B o hasta el vencimiento de la LCA, lo que sea posterior. Esto significa que incluso después de que el trabajador H-1B abandone la empresa o expire su visa, el PAF aún debe conservarse por un año adicional.

¿Qué debe contener un archivo de acceso público?

Un Archivo de Acceso Público (PAF) bien organizado y completo es crucial para demostrar que un empleador está siguiendo las reglas del programa de visas H-1B. Aquí hay una lista de los documentos clave y la información que deben incluirse en el PAF:

• LCA (Solicitud de Condición Laboral): Una copia del LCA certificado debe ser el primer documento en el PAF. Sirve de base para la petición H-1B y contiene detalles importantes sobre los salarios y condiciones laborales del empleado.
• Copia de H-1B Petición: Incluya una copia de la petición H-1B presentada ante USCIS, junto con cualquier documentación de respaldo.
• Documentación de la Tasa Salarial: Mantener registros del salario pagado al empleado H-1B, incluyendo cualquier aumento salarial o cambio en el título del trabajo y responsabilidades.
• Evidencia de la publicación de avisos: Incluir documentación que acredite que los avisos requeridos sobre el empleo H-1B fueron publicados en el lugar de trabajo durante al menos 10 días hábiles consecutivos o distribuidos a los empleados.
• Determinación salarial prevaleciente: En su caso, conservar la documentación de la determinación salarial prevaleciente obtenida del DOL.
• Documentación de Reclutamiento: Si el empleador realizó esfuerzos de reclutamiento para el puesto, incluya copias de anuncios, ofertas de trabajo y comunicación relevante.
• Registros de nómina: Mantener registros de nómina, incluyendo talones de pago o registros de depósitos directos, para el empleado H-1B.
• Registros de terminación: En caso de rescisión del empleado H-1B, incluya documentación que explique las circunstancias de la terminación.
• Otros documentos justificativos: También se debe incluir cualquier documentación adicional relacionada con el empleo del empleado H-1B, como revisiones de desempeño o evaluaciones.

Crear y mantener un PAF es un requisito crucial para los empleadores que contratan trabajadores extranjeros bajo el programa de visas H-1B. Garantiza la transparencia, el cumplimiento de la normativa migratoria y la rendición de cuentas. Al seguir las pautas descritas anteriormente, los empleadores pueden establecer y mantener un PAF integral que no solo cumpla con los requisitos reglamentarios sino que también les ayude a navegar con éxito el proceso de visa H-1B mientras demuestran su compromiso de adherirse a las reglas y regulaciones del programa.