Formulario I-9, Explicado
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¿Qué es el Formulario I-9?
El formulario I-9, oficialmente denominado formulario “Verificación de Elegibilidad de Empleo”, se utiliza para verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para el empleo en Estados Unidos. Los empleadores deben completar este formulario para todos los empleados, incluidos los ciudadanos estadounidenses y los trabajadores extranjeros.
¿Quién necesita completar el Formulario I-9?
Cada empleador en los Estados Unidos, independientemente del tamaño o tipo de negocio, está obligado a completar el Formulario I-9 por cada empleado contratado. Esto incluye tanto a los ciudadanos como a los ciudadanos no estadounidenses que están autorizados para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores deben conservar los formularios cumplimentados por un período específico y ponerlos a disposición para su inspección a solicitud de las agencias gubernamentales.
Formulario I-9 de muestra
Costo del Formulario I-9
No hay ningún cargo asociado con el Formulario I-9. Los empleadores pueden obtener el formulario de forma gratuita en el sitio web de USCIS (uscis.gov) o comunicándose con la Línea de Formularios de USCIS al 1-800-870-3676.
Cómo llenar el formulario I-9
Pasos para llenar la Sección 1 (Empleado)
- El empleado deberá completar la Sección 1 del Formulario I-9 a más tardar el primer día de empleo.
- El empleado debe proporcionar su nombre legal completo, información de contacto y dar fe de su ciudadanía o estatus migratorio.
- El empleado también deberá aportar documentos que establezcan su identidad y elegibilidad laboral. Los documentos aceptables se enumeran en el formulario y los empleados deben elegir entre estas opciones.
- El empleado deberá firmar y fechar la Sección 1.
Pasos para llenar la Sección 2 (Empleador)
- Dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de trabajo del empleado, el empleador deberá completar la Sección 2.
- Examine los documentos proporcionados por el empleado para verificar su autenticidad e integridad.
- Registre la información del documento, incluido el tipo de documento, la autoridad emisora y la fecha de vencimiento.
- Firma y fecha Sección 2.
Pasos para llenar la Sección 3 (Empleador, según sea necesario)
- La sección 3 se utiliza para las recontrataciones y reverificación de los empleados con autorización de empleo vencida.
- Los empleadores deben completar la Sección 3 cuando sea necesario y conservarla con el Formulario I-9 original.
Los empleadores deben seguir las instrucciones detalladas proporcionadas con el Formulario I-9 y conservar los formularios cumplimentados mientras dure el empleo del empleado, más un año, o tres años a partir de la fecha de contratación, lo que sea más largo.
Información relacionada
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Preguntas frecuentes
Sí, el Formulario I-9 se puede completar y almacenar electrónicamente, siempre que se cumplan todos los requisitos de firma electrónica y almacenamiento como se describe en el Manual para Empleadores de USCIS.
No, employees must provide unexpired documents to establish their identity and employment eligibility.
El no completar o retener el Formulario I-9 puede resultar en multas y sanciones para el empleador. Es fundamental cumplir con los requisitos.
No, los empleadores deben permitir que los empleados elijan qué documentos aceptables desean presentar de las listas proporcionadas en el Formulario I-9. Se prohíbe la discriminación basada en la elección del documento.
No, el Formulario I-9 debe cumplimentarse en inglés. Sólo los empleadores ubicados en Puerto Rico pueden cumplimentarse a la versión en español del Formulario I-9.
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